Estar em dia com os direitos trabalhistas dos colaboradores é essencial para o bom desenvolvimento de qualquer empresa. Essa é uma tarefa que demanda tempo e atenção. Erros simples na folha de pagamento podem acabar gerando grandes problemas! Ter cautela com isso, além de garantir a satisfação de ambas as partes, evita o pagamento de multas e possíveis ações judiciais. Essas falhas podem representar uma perda significativa de valores que estariam sendo usados para reinvestir no próprio negócio. Como evitar erros ao fazer a folha de pagamento dos seus funcionários?
Importância
A folha de pagamento é um documento que contém informações sobre todos os colaboradores. Nela estão especificados o rendimento, descontos, benefícios adicionais e o valor líquido final a ser pago. Sendo assim, calcular o valor corretamente garante que todos os impostos e taxas a serem recolhidos estão regulares. Bem como garante que todos os funcionários estão recebendo seu salário de acordo com os preceitos da CLT.
Cometer erros na folha de pagamento pode trazer muitas complicações para o empreendimento. Entre as principais dificuldades que podem aparecer, estão as falhas de cálculo, colocação incorreta do enquadramento e categoria e a desatenção com mudanças na empresa. Além disso, é comum que aconteça também a falta de atualização com a legislação, problemas nas previsões de custos e a centralização de todos os dados em um único computador ou membro da equipe. Veja detalhes abaixo!
Erros mais comuns
– Cálculos
É de responsabilidade da contabilidade. Porém, para que seja feito corretamente, é preciso que a empresa cumpra sua parte de enviar os dados corretos. É imprescindível informar aos contadores, por exemplo, quando há alteração de cargo, escala, salário, entre outros itens. Veja ao final do artigo um checklist do que precisa ser visto para fazer uma folha de pagamento com qualidade.
– Não acompanhar as mudanças na empresa
Um dos erros muitos comuns do setor de RH é o não acompanhamento da mudança de situação dos trabalhadores. Quem já não ficou sabendo de um profissional desligado da empresa que acabou recebendo uma remuneração indevida em sua conta? O recebimento de benefícios como vale-transporte e vale-alimentação no caso de afastamento, férias ou licenças também acontecem com frequência. Tudo isso significa prejuízo para a corporação.
Outra situação recorrente é o colaborador ser promovido, mas seguir recebendo a remuneração anterior. Ou quando há um reajuste salarial e o departamento pessoal esquece de atualizar os dados. Isso tudo é passível de correção, mas acaba por gerar muito trabalho e desgaste, tanto para o empregado quanto para a empresa.
– Centralizar os dados
Deixar todos os dados da folha de pagamento em apenas um computador é um erro tremendo. Se a máquina tiver algum defeito ou vírus, todos os registros podem ser perdidos. É fundamental fazer cópias e backups dos arquivos para evitar este tipo de imprevisto.
Outro risco é ter apenas um profissional sob controle destes dados. Às vezes, a empresa conta com um expert em contracheque e, com o cotidiano, todos os outros membros do RH acabam não tendo contato ou conhecendo devidamente os processos da folha. E se esse colaborador faltar ou se desligar da empresa? E se ele estiver comentando erros grandes que não estão passando por revisões?
É fundamental que no departamento pessoal um maior número de pessoas esteja habilitado a lidar com este documento. Para resolver isso, investir na cultura de compartilhamento de conhecimentos é o ideal.
– Não se atentar as mudanças fiscais e da legislação
A legislação trabalhista e fiscal sofre alterações constantemente. Trabalhadores de RH podem estar cometendo erros por seguirem normas que já foram revisadas e atualizadas. O maior problema disso é gerar causas trabalhistas e o pagamento de multas. Que são sempre grandes prejuízos a companhia!
Para evitar dificuldades nesta área, os profissionais de RH precisam se manter atualizados sobre a situação fiscal brasileira e também sobre as normas da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). É importante sempre consultor o contador antes de qualquer acordo com o funcionário, pois é comum a realizações de “acordos” que na verdade, de forma legal, não poderiam ser feitos.
– Tecnologia a favor do RH
Além de atenção e constante atualização dos funcionários, o uso de soluções tecnológicas é um recurso que pode ajudar a solucionar os problemas com folha de pagamento. Existem diversos sistemas de gestão de RH que são excelentes ferramentas. Esses sistemas são seguros e permitem otimização na produção do contracheque.
A contabilidade Djazil disponibiliza o VeloxDP para gerenciar informações da folha de pagamento.
Confira abaixo um CheckList para fazer a Folha de Pagamento
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