O certificado digital é um documento eletrônico que possibilita comprovar a identidade de uma pessoa, uma empresa ou um site, para assegurar as transações on-line e a troca eletrônica de documentos, mensagens e dados, com presunção de validade jurídica. Diversos segmentos já utilizam a certificação em suas atividades. Essas áreas utilizam a tecnologia que certifica a autenticidade dos emissores e destinatários dos documentos eletrônicos, garantindo sua privacidade e inviolabilidade.
Uma das colaboradoras da Contabilidade Djazil de Rio do Sul, Marines Laurindo, explica que com os certificados digitais é possível efetuar atividades burocráticas de forma eletrônica, como consultas à Receita Federal, validação e transmissão de documentos. Além de que o certificado digital também foi adotado no Projeto de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) para identificar o emitente e garantir a validade jurídica da NF-e.
Existem diferentes tipos de certificados, para os mais variados usos, como os associados à emissão de Nota Fiscal Eletrônica, SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) contábil, entre outros. No caso das comunicações com a Receita é necessário apenas o e-CNPJ ou e-CPF.
Os Certificados Digitais mais utilizados para a assinatura e transmissão de Notas Fiscais eletrônicas são o e-CNPJ e e-NFe, podendo ser ambos A1 ou A3. O e-CNPJ pode ser utilizado tanto para a emissão de NF-e como em outras atividades da empresa que necessitem de Certificação Digital. Já o e-NFe tem como única finalidade a emissão de
Notas Fiscais eletrônicas.
Algumas empresas que podem emitir o certificado digital: Serpro; Caixa Econômica Federal; Serasa; Receita Federal; Certisign; Imprensa Oficial; AC-JUS (Autoridade Certificadora da Justiça); ACPR (Autoridade Certificadora da Presidência da República); Casa da Moeda do Brasil.
Estas são umas das instituições que devem ser procuradas por quem deseja obter certificado digital legalmente reconhecido no Brasil. Marines ainda alerta “note que cada uma dessas entidades pode ter critérios distintos para a emissão de certificados, o que inclusive resulta em preços diferentes, portanto, é conveniente ao interessado saber qual o tipo de certificado é mais adequada às suas atividades. Repare também que essas entidades podem ter Autoridades Certificadoras “secundárias” ou ligadas a elas, complementa.
Após efetuar a solicitação diretamente no site da certificadora escolhida é preciso agendar a data da validação presencial em um dos pontos de atendimento, esta é presencial e só pode ser feita pessoalmente pelo solicitante. Para quem quiser se adiantar, os documentos necessários são:
* Prova de inscrição do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas);
* Tratando-se sociedades comerciais ou civis: Ato Constitutivo, Estatuto ou Contrato Social em vigor, devidamente registrado. Tratando-se de empresa individual: Requerimento de Empresário com a chancela da Junta Comercial do Estado deferindo o registro.
* Documento de Identidade
* CPF (Cadastro de pessoa física)
* Comprovante de endereço
Os Certificados A1 e A3
Os Certificados Digitais do tipo A1 são certificados digitais mais simples, apresentam nível de segurança menor que o A3 e são válidos por 1 (um) ano. Um Certificado A1 é armazenado no próprio computador, por isso, não são portáveis. É recomendado que esse tipo de certificado tenha uma cópia de segurança (backup) em qualquer mídia portável (CD, DVD, pen-drive, etc). Os certificados A1 possuem a chave privada armazenada no próprio computador onde o certificado foi instalado, sendo também protegida por senha de acesso. Como o certificado fica no computador, não é possível transportar sua chave privada como o A3, mas é possível a instalação do certificado A1 em vários computadores.
Os Certificados Digitais do tipo A3 são certificados digitais portáveis, apresentam maior nível de segurança e são válidos por 3 (três) anos. Um Certificado A3 é armazenado em cartão inteligente (smart card), acessado através de uma leitora USB, ou em token (dispositivo USB semelhante a um pen-drive). Há maior segurança em certificados A3, pois eles não permitem a exportação de sua chave privada para outro tipo de mídia. Além disso, a chave privada é protegida por uma senha de acesso, impedindo assim tentativas de acesso de terceiros. Com o cartão, ou o token, é possível transportar sua chave privada de maneira segura e utilizá-la em qualquer lugar.
Tecnicamente, dentro do processo de envio de NF-e para as Secretarias de Fazenda Estaduais, o certificado A1 possui um melhor desempenho se comparado ao certificado A3. O acesso ao meio físico do A3 (cartão ou token), depende do tempo de resposta do driver do fabricante do dispositivo, o que pode fazer o processo se tornar mais lento. Para empresas que possuem um volume de emissão de Notas considerável, é aconselhável o uso tipo A1.