Estamos cada vez mais digitais. Documentos, em sua maioria, já são criados e enviados eletronicamente.
As questões que recebem mais atenção dos administradores das empresas são os balanços e demonstrativos. Mas tão importante quanto os relatórios de resultados, também são os livros contábeis. Dois deles são obrigatórios e um outro é facultativo para alguns negócios. Saiba o que é um livro contábil e quais são os modelos que uma empresa precisa ter.
O que é o livro contábil?
Existem três livros fundamentais: o livro diário, o livro razão e o livro caixa. Os dois primeiros devem ser elaborados, emitidos e assinados por um contador responsável e o empresário de acordo com as legislações dos regimes tributários.
Livro Diário
Ele é um livro contábil obrigatório e tem como função registrar todas as movimentações de valores do negócio. Mesmo as que não geram alterações nas finanças. Outro ponto importante de mencionar é que o início e final dele são marcados por termos de abertura e encerramento assinados. E ainda, devem ter a autenticação da Junta Comercial. Neles são colocados os dados empresariais e o período compreendido pelo livro.
Os registros são elencados em ordem cronológica e de lançamento, do primeiro ao último dia de cada ano, mostrados em partidas dobradas, como lançados, com data, valor e breve histórico escrito. E é exatamente esta a função deste livro contábil: documentar toda a movimentação da escrituração em débito e crédito.
Livro Razão
Ele, juntamente com o livro diário, é um livro contábil obrigatório. Porém, não é exigido termos para abri-lo e encerrá-lo, sendo também dispensada a autenticação na Junta Comercial.
Por meio deste livro contábil se controlam os saldos de contas registradas no diário de forma individualizada, resumindo-as e revelando o fechamento correto, dados em aberto ou contas a pagar ou receber não honradas. Abrange os lançamentos do grupo de resultados, mas o foco são as contas que afetam o resultado do patrimônio.
Livro Caixa
Este é aquele livro contábil que mencionamos ser facultativo. Ele é opcional para as empresas, com exceção daquelas tributadas pelo Simples Nacional.
Ele registra entradas e saídas de forma simples, em ordem cronológica e sem a consideração de partidas ou débito e crédito. Ele pode ser usado como auxiliar do livro diário, além de ser uma ferramenta útil ao negócio na gestão do fluxo de caixa.
Para os negócios que se enquadram como obrigados a fazerem o uso do livro caixa, ele deve ser elaborado com os termos de abertura e encerramento munidos das mesmas informações, assinaturas e autenticação do livro diário.
Esses livros estão restritos ao papel?
O procedimento era – e para alguns ainda é – muito trabalhoso, pois despendia dos empresários muito tempo e dedicação no preenchimento dos livros de papel.
Então, em 2007, o governo federal criou um sistema para recebimento de informações fiscais e contábeis das empresas, o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Ele abrange a Escrituração Contábil Digital (ECD), Escrituração Fiscal Digital (EFD) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).
Conforme informação do próprio site, ele consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital.
Benefícios do SPED
- Redução dos custos, pois deixa de ser necessária a emissão e armazenamento dos documentos em papel;
- Diminuição dos custos com a racionalização e simplificação das obrigações acessórias;
- Uniformização das informações que o contribuinte presta às diversas unidades federadas;
- Redução do envolvimento involuntário em práticas fraudulentas;
- Rapidez no acesso às informações;
- Aperfeiçoamento do combate à sonegação.
Existem ainda muitas outras vantagens em utilizar o SPED para realizar a escrituração da empresa.
Com o SPED todo o processo se tornou mais prático e ágil. Porém, contar com o auxílio de uma contabilidade é uma boa escolha para que todas as etapas sejam realizadas dentro dos prazos e da forma certa, sem preocupações. Se precisar de ajuda com algum livro contábil ou outra questão, entre em contado conosco!
Fonte: contabeis.com.br | sped.rfb.gov.br