No mundo atual, não dá para negar a importância de as empresas buscarem ferramentas e metodologias confiáveis para manter a organização dos processos internos e garantir a segurança dos dados. A segurança da informação é a defesa dos dados contábeis e fiscais de uma empresa ou indivíduo, com o objetivo de resguardar o valor dos mesmos. Ou seja, é a proteção de dados financeiros, documentos contábeis, contratos, procurações, históricos de comunicação e demais informações que transitam em escritórios e departamentos contábeis. Por que uma contabilidade deve se preocupar com isso e investir e tecnologia da informação e segurança de dados? Saiba aqui.
A informatização da Contabilidade
No início da Contabilidade, essa ciência era realizada de forma manual, à base de papel, lápis e tinteiro. Durante sua evolução, e até bem pouco tempo atrás, a tecnologia utilizada pelo Contador era quase exclusivamente feita através de máquina de escrever e calculadora. Livros contábeis e fiscais, papéis de trabalho e demonstrações contábeis despendiam um grande esforço para serem produzidos.
A chegada do computador às organizações transformou a prática da contabilidade. Os dados contábeis passaram a ser processados com maior rapidez e precisão, e as demonstrações e os relatórios contábeis agora podem ser disponibilizados sem limites de tempo e lugar, atendo melhor à demanda dos usuários. Os recursos computacionais alteraram também o modo de armazenar e de acessar os dados e as informações contábeis. Cada vez mais, diminui a manipulação de papéis, documentos e livros impressos no trabalho do profissional contábil.
Não só os computadores foram um advento, mas também a chegada da Internet. Acompanhando a sofisticação desses recursos, a Contabilidade também se tornou mais complexa, visto que novas tarefas são demandadas pelas organizações modernas, que antes não existiam. A internet hoje permeia todo o processo contábil, desde a captura de dados até a divulgação das informações, permitindo uma maior agilidade nas comunicações entre o contador e os usuários da Contabilidade. Você conhece o Djota – o “office boy” digital da Djazil?
Apesar das vantagens trazidas pela Internet, chegaram também ameaças ao desempenho operacional e gerencial das organizações. Portanto, é importante que os sistemas de informações contábeis estejam protegidos, para que um problema não comprometa a confiabilidade dos registros contábeis e a funcionalidade da organização.
Segurança de informações
Ao considerar a necessidade de investimentos em uma infraestrutura voltada para a Tecnologia da Informação, é imprescindível se atentar também a segurança dos dados do negócio. Neste ponto, precisamos estar atentos para 2 questões bem importantes: perda de informações e sequestro de informações.
A perda de informações pode ocorrer por fatores “naturais”, como queima de equipamentos, operações feitas de forma equivocada por algum funcionário ou configurações internas feitas de maneira pouco confiáveis. No caso de uma perda destas, é preciso lançar mão do sistema de backups e tentar restaurar o máximo de dados possíveis. Se seus dados não estiverem bem guardados, a coisa pode se complicar ainda mais.
No caso do sequestro de informações, ou a simples invasão de servidores, os danos são mais preocupantes. Quando um hacker decide invadir uma empresa, ele quebra as barreiras de segurança e consegue acessar informações de todo o tipo. Podem ser tanto dados de pouca relevância, quanto informações estratégicas que expõem as operações da instituição (ou de seus clientes). Nesses casos, as piores coisas que podem acontecer são a divulgação, alteração ou exclusão dessas informações.
Já o sequestro de dados é ainda mais delicado! Empresas que não têm um bom nível de segurança ficam mais vulneráveis a invasões que têm como objetivo criptografar dados internos em troca de resgates. Nesta modalidade, um hacker não retira os dados da empresa, mas transforma todos eles em informações que ficam ilegíveis para o sistema. Assim, ele pode exigir quantias de dinheiro em troca da “devolução” dessas informações para que possam ser novamente utilizadas pela instituição. A única forma de se proteger contra esses tipos de situações é investir em mais segurança e sistemas melhores estruturados!
O fisco
Outro ponto importante nesta informatização é que à medida que ela evoluiu, começaram a ser extintas quaisquer formas ou justificativas de perda de controles e de dados. Basta reparar como a legislação exige um nível cada vez maior de automação! Este tipo de relação garante muito mais vigilância da arrecadação de impostos e cumprimento de responsabilidades acessórias por parte das empresas. Por isso, não há muita saída para os empresários que não seja a adoção de boas ferramentas de gestão da informação!
Ou seja, investir em tecnologia da informação é importante não apenas para garantir as condições operacionais da empresa, mas também para cumprir as obrigações acessórias e legais com as quais é preciso estar em dia. Por isso, alguns documentos — como as notas fiscais eletrônicas (NF-e e NSF-e) e conhecimentos de transporte (CT-e) — devem ser sempre muito bem gerenciados. Eles são fundamentais para que a parte comercial tenha um bom ritmo de funcionamento e também são de extrema importância em casos como auditorias fiscais.
Sistemas adequados
Se a sua empresa, mediante qualquer motivo, sofrer uma perda de dados, a penalização pode cair nas suas costas! Para garantir que você nunca passe por algo do tipo, vale a pena consultar opções de sistemas que te ofereçam melhores garantias quanto à utilização e manutenção de backups. Uma boa ideia é usar ferramentas que trabalhem em nuvem, não precisando de instalação local, o que garante mais independência de maquinário. Este tipo de investimento ajudará a você e sua empresa a ficarem mais tranquilos para se concentrar no que é realmente importante: a sua operação diária e a conquista de resultados.