A preocupação com a gestão das Notas Fiscais deve ser rotina dos empreendedores, visto que uma contabilidade bem-feita é indispensável para a saúde da empresa. Erros referentes às notas fiscais podem acarretar multas e outras encrencas jurídicas ao negócio. Saiba quais são os problemas mais comuns enfrentados no âmbito das notas fiscais e como fazer um melhor controle deles, identificando erros enquanto podem ser solucionados.
Como saber que algo está errado?
Por diversas vezes a empresa realiza uma compra e só recebe um documento referente à esta compra no momento da entrega da mercadoria. Na maioria dos casos, o documento recebido é o DANFe. O DANfe é um resumo da Nota Fiscal em papel que não tem nenhuma validade jurídica. Quando isso acontece, o problema começou bem antes da entrega! Para as coisas funcionarem, a contabilidade deve saber do pedido no momento da compra, bem como suas demais informações: para qual finalidade a compra foi realizada e seus valores (frete, impostos, valor da mercadoria em si, etc).
Por que a contabilidade precisa dessas informações? Todos os dados entrarão nas informações que serão entregues em obrigações fiscais para o Governo. Caso a empresa não tenha o controle disso, multas podem ser geradas.
Outro problema enfrentado é saber se a mercadoria que chegou está de acordo com o pedido realizado. Caso algo esteja errado com quantidade, tamanho, cor e demais características, esta mercadoria deverá ser devolvida!
A primeira dica para evitar este tipo de erro é a Consulta de NFe (Nota Fiscal eletrônica). Fazendo a consulta, a empresa sabe em tempo real o que foi emitido no CNPJ dela. Mas, além da consulta, algumas vezes é necessário identificar alguns erros em códigos tributários para corrigi-los o quanto antes!
Esteja atento, pois se sua empresa pagar tributos à mais do que deveria por conta de erros em Notas Fiscais, perderá dinheiro. Mas se sua empresa pagar tributos à menos, poderá ser pega numa fiscalização, isso acarretará multas e mais perda de dinheiro!
Carta de Correção não resolve esses problemas?
Muitas empresas, tanto emitentes quanto recebedoras de Notas Fiscais, pensam que perante a erros tributários a alteração pode ser realizada pela CCe (Carta de Correção eletrônica). Porém, quando qualquer item altera a arrecadação de impostos, a CCe não servirá para resolver o problema.
Se isso ocorrer, a única alternativa é emitir uma Nota Fiscal de devolução do produto para que a empresa vendedora possa emitir outra NFe referente àquela venda, dessa vez correta. Isso significa atrasos, retrabalho e talvez até o pagamento errôneo de alguns tributos.
Pesquisa sobre Erros Tributários
Uma pesquisa foi realizada com aproximadamente 600 empresas de diversos segmentos. Essa pesquisa apontou que 63,3% das empresas recebe com frequência Notas Fiscais com algum erro tributário. Desse total, as empresas afirmaram que:
- 14,8%tem problemas com erros em notas fiscais diariamente;
- 33,5%tem problemas com erros em notas fiscais pelo menos uma vez por semana;
- 40,9%tem problemas com erros em notas fiscais pelo menos uma vez ao mês;
- 10,8%tem problemas com erros em notas fiscais pelo menos uma vez por trimestre.
Alguns erros citados foram em relação à alíquota de ICMS, PIS, COFINS e códigos CFOP.
Os erros com ICMS
Um dos erros mais vistos é no ICMS. A substituição tributária é um regime no qual a responsabilidade pelo recolhimento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços (ICMS) é atribuída ao contribuinte que não o próprio gerador da venda. Ou seja, apenas uma empresa é responsável por recolher o ICMS devido em toda a transação comercial.
No caso de transações comerciais entre estados é importante lembrar que existem alíquotas diferentes para cada estado. Além disso, alguns produtos são isentos desse imposto. Portanto, a atenção com ele deve ser maior!
Como diminuir erros?
Primeiro de tudo, ter uma equipe que domine tributações é essencial. Uma equipe tributária eficiente e eficaz consegue trabalhar com as informações para a realização de escrituração fiscal das atividades da empresa, assessoria no registro contábil das provisões tributárias e estudos das diversas alternativas para redução da carga fiscal.
Porém, depender exclusivamente do e-mail de seus fornecedores para receber NFes e demais documentos fiscais pode estar ultrapassado e ser perigoso. Para realização de atividades mais analíticas, é necessário que cheguem até a empresa informações precisas e em tempo hábil para realização de escriturações. Para isso, o uso de soluções tecnológicas que otimizem o tempo e trabalho manual das áreas fiscais e contábeis é ótima para a segurança das empresas no que se refere à erros tributários.
Analise a rotina da sua empresa quanto a isso: se sempre alguém está atrás de e-mails com NFes ou recebendo mercadorias com DANFes sem saber o que fazer com elas, já é hora de adotar uma estratégia que permite ter mais controle da área fiscal e contábil e eliminar os erros tributários, identificando-os e corrigindo à tempo.
Solução para erros tributários em NFes
Um fator que ajuda a solucionar os erros tributários é receber as NFes emitidas no seu CNPJ momentos após elas serem emitidas. Se um grande problema das empresas é justamente corrigir erros eventuais em notas recebidas, ter acesso à essas notas imediatamente dá a oportunidade de conferi-las e encontrar esses erros à tempo de solicitar ao seu fornecedor o cancelamento da mesma antes mesmo que a mercadoria saia do estoque.
Existem algumas soluções tecnológicas que consultam NFes emitidas contra seu CNPJ, baixam esses arquivos e ainda os armazenam para que os diferentes departamentos da empresa possam usar suas informações. Com essas soluções, também é possível identificar NFes emitidas incorretamente contra o CNPJ de empresa e realizar a Manifestação do Destinatário para informar o desconhecimento de tal transação.
Converse com sua contabilidade para verificar se sua empresa está perdendo muito com erros em Notas Fiscais e como pode ser realizado um melhor controle sobre isso!