A validação do arquivo digital (XML) da Nota Fiscal eletrônica (NF-e) sempre foi cercada de dúvidas, mitos e boatos sobre sua validade e integridade. A falta dele pode gerar consequências e por isso, já é considerado um dos calcanhares de Aquiles das organizações contábeis e empresas. Para evitar impasses, a Contabilidade Djazil explica sobre os cuidados que o arquivo exige.
Cabe ao contribuinte verificar se o arquivo gerado é válido, pois pelo conceito da NF-e, a validade do documento é garantida pela assinatura digital. Sempre que você adquirir mercadorias que venham acompanhadas pelo DANFE (documento auxiliar da nota fiscal eletrônica), certifique-se que tenha recebido o arquivo XML, e ao receber, mantenha esse arquivo armazenado em seu sistema pelo período de 5 anos.
O Fisco determina que a responsabilidade de guardar a NF-e cabe ao contribuinte e se ele não possui o XML válido é como se não possuísse a NF-e. Isso pode ser caracterizado como crime e, consequentemente, pode gerar penalidades que variam para cada caso e de acordo com o entendimento do fiscal.
Entenda o que caracteriza o crime e quais as penalidades para cada caso:
Deixar de solicitar a inutilização de numeração em série de documento fiscal eletrônico:
MULTA de R$ 1.000,00 (um mil reais).
Deixar de remeter ou disponibilizar ao destinatário o arquivo de documento fiscal eletrônico:
MULTA de R$ 1.000,00 (um mil reais).
Parágrafo único. Incorre também na multa prevista neste artigo, o destinatário que:
I – deixar de efetuar a confirmação de recebimento de mercadoria acobertada por documento fiscal eletrônico na forma e prazo da legislação tributária;
II – deixar de guardar os arquivos eletrônicos de documentos fiscais eletrônicos na forma e prazos previstos na legislação tributária; e
III – deixar de comunicar ao Fisco o recebimento de documento fiscal eletrônico emitido em contingência sem existência da respectiva autorização findo o prazo legal de transmissão do arquivo pelo emitente.
Deixar de solicitar ao Fisco autorização de uso de documento fiscal eletrônico emitido em contingência:
MULTA de R$ 2.000,00 (dois mil reais).
Parágrafo único. A imposição da multa prevista neste artigo não elide a exigência do imposto e da multa cabíveis.
Sempre efetue backup dos mesmos, afim de garantir o seu arquivo morto digital.