A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o arquivo popularmente chamado de arquivo XML. O contribuinte emissor de NF-e é responsável pela sua guarda por no mínimo 5 anos, não só dos dados emitidos como também os arquivos XML recebidos.
Ao emitir uma NF-e, o emissor é obrigado a disponibilizar imediatamente ao destinatário, o arquivo XML relativo ao documento.
Cabe ao contribuinte sempre verificar se o arquivo gerado é válido, pois, pelo conceito da NF-e, a validade do documento é garantida pela assinatura digital. Se não for, mesmo que a Nota Fiscal Eletrônica estiver autorizada, o contribuinte estará armazenando um documento inválido e poderá sofrer conseqüências – uma vez que ele é responsável pela guarda do documento por 5 anos.
A dica é: Sempre que você adquirir mercadorias que venham acompanhada pelo DANFE (documento auxiliar da nota fiscal eletrônica), certifique-se que tenha recebido o arquivo XML, e ao receber, mantenha esse arquivo armazenado em seu sistema. Sempre efetue backup dos mesmos, afim de garantir o seu arquivo morto digital.
Por Adolir Nunes da Silva – Diretor Comercial – New Vale Sistemas